Come creare una fattura?

• Fattura cartacea o elettronica: quale scegliere?
• Quali i sono i dati da inserire in fattura?
• Come compilare una fattura?

Creare una fattura richiede vari passaggi ma tutti molto semplici. Per compilarla correttamente è necessario definire il proprio regime fiscale e avere a portata di mano tutti i dati richiesti affinché abbia validità.

1. Fattura cartacea o elettronica: quale scegliere?

Attualmente possono essere redatte fatture cartacee o fatture elettroniche. Le fatture cartacee sono emesse solo da alcuni soggetti titolari di partita IVA che adottano il regime forfettario. Pertanto sulla fattura dovrà essere riportato il regime fiscale applicato e il riferimento alla legge che stabilisce che si tratti di un soggetto non tenuto a fatturazione elettronica. La maggior parte dei soggetti titolari di partita IVA, invece, ha l'obbligo di emissione della fattura elettronica; questa presenta le stesse caratteristiche di quella cartacea ma viene inviata per via telematica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Per mezzo di software gestionali appositi, è possibile procedere alla compilazione della fattura elettronica che, al termine delle operazioni, viene restituita in due formati: 

• un documento pdf che potremmo utilizzare come copia di cortesia da inviare al cliente;

• un documento xml, l’unico formato riconosciuto per le fatture elettroniche, che va inviato telematicamente all’Agenzia delle Entrate.

2. Quali i sono i dati da inserire in fattura?

 In ogni fattura è necessario inserire alcuni dati essenziali previsti dalla legge:

• la partita IVA e/o il codice fiscale del soggetto passivo che emette la fattura;

• l'indirizzo del soggetto emittente;

• la partita IVA e/o il codice fiscale del soggetto che riceverà la fattura;

• l'indirizzo del soggetto al quale è indirizzata la fattura;

• nel caso di fattura elettronica, occorre conoscere anche il suo codice univoco o l'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);

• il regime fiscale che applicherà il soggetto passivo; 

• il tipo di bene o servizio venduto o prestato che andrà fatturato;

• eventuale aliquota IVA da applicare o, nel caso di non applicazione, l’articolo di riferimento della non applicabilità (non imponibile, esente o escluso).

3. Come compilare una fattura?

Per creare una fattura si devono prima di tutto inserire i dati anagrafici e fiscali dei soggetti coinvolti, ovvero del venditore o prestatore (a seconda che si tratti di beni o servizi) e del compratore. I dati richiesti sono: nome e cognome o ragione sociale, partita I.V.A. e codice fiscale, indirizzo di residenza, indirizzo di posta elettronica e di posta elettronica certificata. Un elemento fondamentale che non deve mai mancare in fattura è il numero della fattura stessa. Il numero deve essere progressivo di anno in anno e deve identificare in maniera univoca la fattura in modo da evitare eventuali sovrapposizioni tra documenti dello stesso tipo emessi dal medesimo soggetto. Dopo aver inserito i dati preliminari, si può procedere alla compilazione del  corpo della fattura inserendo i dati relativi ai beni o servizi da fatturare: 

• il tipo di bene/servizio in oggetto, una sua descrizione o il motivo per il quale stiamo emettendo fattura;

• la sua quantità espressa in numero, chilogrammi, litri, scatole…;

• il prezzo unitario, l’aliquota IVA applicata o, se non dovuta, l’articolo di legge di disapplicazione o di non imponibilità;

• un eventuale sconto applicato in percentuale o con importo fisso;

• altre eventuali spese aggiunte quali ad esempio le spese di trasporto, gli interessi su ritardato pagamento, eventuali imballaggi. 

Nella sezione riguardante l’IVA andrà indicata l’esigibilità, immediata o differita, insieme all’eventuale articolo di legge relativo alla differibilità. Nel caso in cui la fattura sia soggetta a imposta di bollo, ad esempio per importi non assoggettati ad IVA superiori ad euro 77,47, sarà necessario specificare anche questo elemento. Andrà poi indicata la modalità di pagamento: tramite bonifico bancario, in contanti, tramite Ri.Ba. (ricevuta bancaria) o altra modalità concordata con l’acquirente. Se necessario, andrà quindi riportato l’iban e i dati del conto corrente sul quale effettuare il pagamento. Dovrà essere indicata la data del pagamento che potrà essere anticipato (in tal caso nel corpo della fattura va indicato che si tratta di un anticipo o di un acconto sul totale del servizio reso), oppure dilazionato e quindi andrà indicato il termine concordato del pagamento.