L’ organizzazione degli eventi

Abbiamo intervistato oggi per i lettori del nostro blog Barbara Izzo, titolare di BIeventi e socio fondatore di IBIsolution nonché specialista in organizzazione di eventi e logistica.

A che cosa serve un evento e perché assume tanta importanza?

Le ragioni per cui un’azienda - ma anche un ente pubblico, sebbene in tal caso il messaggio e il format di evento sono diversi - decide di investire in eventi possono essere molteplici. Le più frequenti sono la promozione del brand, di un prodotto o di un servizio e la fidelizzazione dei propri contatti, ovvero clienti e collaboratori. Ormai nell’era del web, la facilità di accesso alle informazioni ha comportato che per ogni prodotto e servizio i nostri interlocutori possano facilmente comparare l’offerta di più operatori in tempi rapidissimi.Più di prima, è fondamentale fidelizzare i propri clienti e creare un rapporto personale e di engagement con il proprio brand. Ecco che l’evento gioca un ruolo fondamentale all’interno dei più ampi progetti di comunicazione! Si tratta di un’occasione unica per presentare al meglio la propria attività e mettere in luce i valori e le caratteristiche positive del prodotto o servizio che viene offerto. Quando il format di un evento è “indovinato” rispetto al target di riferimento, le persone hanno piacere di parteciparvi, l’azienda rimane impressa nella mente dei clienti, e nel tempo si attiva un processo di dissuasione nel contattare i competitor. Ovviamente organizzare da soli un evento non è impossibile e, anzi, per molti aspetti può essere anche divertente. Tuttavia, perché un’azienda dovrebbe rivolgersi a un soggetto esterno e non invece attivarsi autonomamente? Siamo assolutamente d’accordo sugli aspetti “divertenti” dell’organizzazione di un evento. D’altronde abbiamo scelto di farlo, prima anche che per lavoro, per passione! Certo, non è impossibile organizzarsi autonomamente, ma affidandosi a un professionista il risultato è assolutamente differente.

In che cosa il lavoro dei professionisti può fare la differenza?

L’evento è un biglietto da visita con cui presentarsi al pubblico. Lo specialista ti garantisce un evento con un format coerente in tutte le sue parti e soprattutto la sua esperienza fa sì che egli riesca a prevenire e anticipare eventuali problematiche logistiche o burocratiche alle quali tu probabilmente nemmeno penseresti. Inoltre, l’event planner, avendo rapporti di collaborazione non sporadici con i propri fornitori, garantisce sicuramente un servizio attento e curato e, spesso, anche dei costi competitivi rispetto a quelli di mercato. È evidente che l’azienda, sgravata dalle questioni prettamente logistiche ed economiche, ha la possibilità di focalizzarsi sulle PR, ovvero lo scopo fondamentale da raggiungere!

Come si può scegliere l’event planner più idoneo per il nostro evento?

Dando per scontato che le caratteristiche di base devono essere esperienza, serietà e preparazione, riteniamo sia fondamentale conoscere la persona - o le persone - a cui si decide di affidare l’organizzazione dell’evento. Ciò deve avvenire non solo perché vi attendono settimane di intensi scambi telefonici e di e-mail, ma, soprattutto, perché il dialogo è la condizione essenziale per una buona riuscita dell’evento. Maggiore è l’empatia che questa persona ha con l’azienda, maggiore è la sua partecipazione alla mission dell’evento, più semplice sarà comunicarle l’idea e il messaggio in modo che possa materializzarlo e “tradurlo” al meglio nel contesto dell’evento!

Ringraziamo Barbara per i preziosi consigli e ricordiamo ai nostri lettori che è possibile reperire ulteriori informazioni sulle attività di BIEventi al sito http://www.bieventi.it/ o su Facebook.

Pubblicato da ProntoPro.it